Como alguien que se ha dedicado a la gestión de diversos equipos de trabajo y proyectos de cambio de diversas complejidades —desde la instalación de un sistema de aire acondicionado para un salón de eventos hasta la implementación de herramientas de análisis para el presupuesto completo de un banco, pasando por proyectos de implementación de CRM, ERP, etcétera— he visto todo tipo de actitudes en las personas con las que he compartido cada uno de estos proyectos y hoy en día, ante la revolución tecnológica que la Inteligencia Artificial ha generado, lo he visto aún más generalizado, por un lado, está el sector de la población, que persigue las últimas tendencias en herramientas tecnológicas y se esfuerza por formarse en ellas, y por el otro, está el sector que mantiene una fuerte resistencia a adentrarse en ellas.
Hace poco tiempo, al mantener una charla con un familiar, lo cuestioné sobre el uso que él le daba en la oficina a la IA, pensando que, si me contestaba que no conocía de ello, le podía ofrecer el video del curso que yo mismo impartí al equipo interno del Instituto. Para mi sorpresa, después de 3 llamadas telefónicas y que de rebote volvió a salir este tema, no logré convencerlo de acceder a esta información. Repetidamente recibí respuestas como “ahorita no tengo tiempo”, “eso no creo que aplique para mí”, “yo no entiendo de esas cosas”, entre otras.
La historia anterior puede ser la de muchos de nosotros, sea que estemos intentando convencer a una persona de adentrarse en esta revolución tecnológica, o que estemos enfrascados en la idea de que la IA no es lo nuestro.
Con el siguiente caso de uso te daré el impulso definitivo para que de una forma simple y muy accesible para todos (partiendo del supuesto de que al menos sabes acceder a Google y buscar cualquier tipo de información, como lo hemos hecho los últimos 30 años) puedas utilizar CHATGPT, el bastión principal de la IA, a tu favor, lo cual lo convertirá en tu jugador estrella.
Imaginemos que estás a cargo de un proyecto; por ejemplo, cambiar todos los focos de la oficina por lámparas led.
Tienes que coordinar a tu equipo multidisciplinario (comprador, instalador, proveedor, gerente de la oficina), gestionar el presupuesto, asegurarte de que se cumplan los plazos y mantener a tus colegas actualizados sobre el progreso. Aquí es donde ChatGPT podría ser útil, a continuación, te presento solo 3 aspectos:
- Gestión de Proyectos Simplificada. Puedes utilizar ChatGPT para crear un plan de proyecto detallado: proporciona la información sobre las tareas, plazos y recursos necesarios, y ChatGPT generará un plan organizado que podrás compartir con tu equipo.
Entra a GPT y escribe el siguiente texto:
Hola GPT, ayúdame a hacer el plan de proyecto para cambiar los 15 focos de la oficina por lámparas led. Tengo un presupuesto de 2,000 pesos y van a intervenir 4 personas:
comprador, instalador, proveedor, gerente de la oficina.
Tengo 7 días para tener listo el proyecto.
Dame ideas de qué recursos humanos o materiales extra voy a requerir.
Dame un plan de actividades con tiempos en formato tabla, según mi plazo máximo de 7 días.
Incluye al final, consideraciones especiales que deba tener para cumplir con éxito este proyecto.
[A continuación te dejo solo un extracto de la respuesta que arroja CHATGPT]
- Comunicación Interna Eficiente. Para mantener a tu equipo al tanto de los avances, ChatGPT puede ayudarte a redactar correos electrónicos claros y concisos o mensajes en tu plataforma de comunicación interna. También puede sugerir formatos para informes de progreso.
La instrucción (prompt) para GPT sería la siguiente:
GPT, ayúdame a contestar el siguiente correo que me envió el proveedor de lámparas.
[Estimado cliente, lamentablemente tuvimos un error en la información que le proporcionamos telefónicamente y no tenemos stock suficiente del tipo de lámparas que solicita, le pedimos que revise nuevamente nuestro catálogo y elija un nuevo modelo]
- Marketing Creativo. ChatGPT puede proporcionarte ideas creativas para la promoción del evento de inauguración del nuevo sistema de iluminación.
Escribe en CHATGPT lo siguiente:
Hola GPT, dame ideas de difusión y ritos para una inauguración corta pero emotiva para estrenar el nuevo sistema de iluminación de la oficina.
De aquí en adelante las posibilidades de ayuda de CHATGPT son abundantes. Con este corto caso de uso solo pretendo adentrarte en este mundo para que lo explores por tu propia cuenta, pues, lo mejor de todo es que, para aprovechar estas ventajas, solo necesitas entrar en una página web (CHATGPT) y comenzar a chatear, sin preocuparte por la ortografía, porque ChatGPT interpreta muy bien el mensaje, incluso si faltan letras o acentos.
En resumen, ChatGPT es tu aliado perfecto en gran parte de tus tareas administrativas. Así que ¿por qué no darle una oportunidad? ¡Haz que la IA sea tu MVP en el mundo laboral!
Elaborado por: Lic. Luis Enrique Aguilar Téllez
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