De acuerdo a los lineamientos del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación, las empresas están obligadas a demostrar documentalmente que las operaciones contenidas en sus CFDI fueron efectivamente ejecutadas en la realidad, que es lo que se conoce como Materialidad de las Operaciones.
Para ello tenemos dos polos, el EFOS que son las empresas que facturan operaciones simuladas y el EDOS que son quienes deducen dichas operaciones simuladas. Ambos tienen que demostrar la materialidad de sus operaciones en distintos momentos.
Dicha materialidad consiste en evidenciar documentalmente cómo es que participaron todos los recursos de las empresas en la ejecución de los proyectos contenidos en sus CFDI. Dicho de otro modo, se tiene que dejar evidencia sobre como intervinieron los activos, personal e infraestructura en cada una de las fases de los procesos; dichos elementos deben ser suficientes, aptos y competentes para realizar lo que se dice que hicieron y finalmente cada uno de ellos deben estar relacionados unos con otros.
Por ejemplo: Quien firme las minutas o envía las solicitudes de cobro por correo, debe ser una persona que se encuentre registrada en el Seguro Social y a la que se le timbren sus CFDI de nómina como corresponde, con ello dejamos la evidencia de cómo interviene el factor personal en el proceso de seguimiento a pendientes o de cobranza.
A pesar de tener más de diez años conviviendo con este concepto aún resulta complicado para los contribuyentes integrar todo el soporte documental de sus procesos y vincularlo con los elementos de la materialidad. Una manera sencilla de hacerlo es a través de nuestros contratos.
El perfeccionamiento y formalización de todo acuerdo de voluntades se manifiesta en un contrato, es aquí en donde se sientan las bases de la relación entre las partes al representar el punto de partida de lo que se tiene al inicio y lo que se espera al final de los trabajos o entrega de bienes y servicios.
Al establecer de una manera clara el vínculo entre las partes puede servir como una caja de herramientas que facilite la integración de la información necesaria para dejar evidencia de la efectiva ejecución de las actividades contenidas en los CFDI, pudiendo definir en el mismo toda la información, documentación, comunicación y la forma en la que las mismas se desarrollan. Pero para ello primero debemos alejarnos de ciertas ideas incorrectas acerca de una elaboración eficiente de contratos.
- Evita cláusulas ambiguas, vagas y poco claras. Se debe asentar claramente lo que se está realizando, por ejemplo: la autoridad no quiere que le digas que tu contrato tiene razón de negocios, ni que cuentas con los elementos para realizar el proyecto objeto del contrato, quiere que se lo demuestres.
- Evita dichos a los que evidentemente se está obligado. Es decir, no anotes que eres el responsable de la carga social y que dejas libre de toda responsabilidad a tu cliente. La autoridad lo que quiere es que le demuestres que cuentas con personal suficiente, apto y competente para la ejecución de las actividades, en qué parte del proceso participó y que estás pagando correctamente las cuotas obrero patronales. Aunque tu contrato diga lo contrario, la autoridad fincará responsabilidades solidarias de ser necesario.
- Apégate estrictamente a lo que el mismo contrato dicta. Ejemplo: si el contrato dice que vendes jitomate rojo, eso es lo que deben decir los CFDI y con base en ello se tiene que integrar la evidencia documental. Si por el contrario emites CFDI por la venta de tomate verde, por ese solo detalle la autoridad va a desechar todos tus documentales, porque no hay relación directa entre el objeto del contrato y los conceptos de facturación, sin importar que se alegue que ambos productos son plantas herbáceas, físicamente son completamente diferentes.
- Obedece a tu operación. No involucres ni contratos ni documentales que no tengan nada que ver con el logro de los objetivos de las empresas; y que a su vez están contenidos en sus objetos sociales y actividades económicas registradas ente las diferentes dependencias.
Ya sabemos qué es lo que no tengo que hacer, ahora listemos algunos elementos que deben contener los contratos y que nos pueden auxiliar para dejar evidencia clara de la materialidad de las operaciones de las empresas.
- Antecedentes. Para apoyar en la razón de negocios en donde se manifiesta la necesidad imperiosa de la contratación, búsqueda y negociación del proveedor. Se puede complementar con minutas y solicitudes internas o actas de asamblea.
- Objeto del contrato. Uno que especifique claramente lo que se tiene que realizar, mismo que debe tener relación directa con el logro de los objetivos de la empresa y con los conceptos de facturación.
- Importe. Debe atender a precios de mercado del bien o servicio, igualmente la suma de CFDI debe coincidir con el mismo. Se debe establecer la mecánica bajo la cual se solicitarán los pagos.
- Alcances, Entregables y Lugares de ejecución. Planes de trabajo, visitas, avances, metodología para la entrega del bien o servicio, intercambio de información y documentación, es decir, detallar lo más que se pueda el proyecto a realizar.
- Duración. Que todos los documentales coincidan con el inicio y fin del proyecto.
- De todo lo anterior se tiene que documentar cómo intervienen en cada fase los activos, personal e infraestructura suficientes, aptos y competente.
- Dejar evidencia fotográfica, documental o de firma de toda la interrelación ya citada.
- Dar fecha cierta a los contratos.
Todo ello se puede lograr con una eficiente administración de contratos, es decir, debe haber una persona encargada de integrar toda la documentación debidamente vinculada una con otra.
Es un hecho que seguiremos supeditados a que se sigan revisando las documentales de los contribuyentes bajo criterios ambiguos, vagos, imprecisos y desconocidos, pero también lo es que si aprendemos a correlacionar los elementos de la materialidad con la operación de los contribuyentes, estaremos un paso delante de la autoridad.
Elaborado por: L.C. Enrique Hernández Pedro
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