OPCIÓN PARA FECHA CIERTA DE DOCUMENTOS

OPCIÓN PARA FECHA CIERTA DE DOCUMENTOS

Para que los documentos privados sean considerados como válidos para acreditar su real existencia en un tiempo determinado y que puedan ser aceptados por la autoridad en el ejercicio de sus facultades de comprobación para demostrar cualquier acto jurídico, los mismos deben ser dotados de fecha cierta, la cual puede ser adquirida con cualquiera de los siguientes supuestos:

• Se inscriban en el Registros Público de la Propiedad.
• A partir de la fecha en la que se presenten ante un fedatario público.
• Por la muerte de cualquiera de los firmantes.

A este respecto existe un criterio emitido por la Administración Desconcentrada Jurídica de Jalisco 3 desde el 14 de mayo de 2021, que considera que los documentos firmados con firma electrónica avanzada pueden ser considerados como medios de prueba en el ámbito fiscal si cumplen con lo siguiente:

• Que para su resguardo se cumpla con lo establecido con la NOM-151-SCFI-2016, en relación con el artículo 49 del Código de Comercio, así como en términos del artículo 7 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

Es de importancia aclarar que dicho criterio no dice que se dote de fecha cierta a los documentos, pero sí los reconoce como medios de prueba.

Del mismo modo, la PRODECON emitió el Criterio Sustantivo 28/2020/CTN/CS-SASEN en el que explica que la firma electrónica avanzada va acompañada de una “constancia de conservación de mensajes de datos” conformada por sellos digitales emitidos por un tercero autorizado por la Secretaría de Economía o el mismo SAT, además de que la misma solo puede ser utilizada si se encuentra vigente. Por lo que deberían ser válidos los documentos firmados por este medio. En adición a lo anterior debemos considerar que, al firmar un documento con la firma electrónica avanzada se deja evidencia clara de la fecha y hora en que el mismo fue firmado y en caso de pretender modificarlo o cancelarlo se tendría que realizar con la misma, por lo que incluso se deja una marca de auditoría de su uso. Además de que el mismo tercer párrafo del Artículo 17-D del CFF dice que los documentos firmados con la firma electrónica avanzada garantizan la integridad de los mismos.

Si bien es cierto que esta alternativa aún no es una posibilidad que los contribuyentes puedan cumplir por su cuenta, sí se convierte en una opción viable si es que contrata algún servicio de firma, administración y resguardo de documentos digitales, asegurándose que cumplan con la NOM ya citada y que en todos los casos cuenten con sus constancias de mensajes de datos.

En resumen, la opción de dotar a los documentos privados de fecha cierta es esencial para asegurar su validez y aceptación en el ámbito fiscal. Por lo que resulta fundamental considerar estas posibilidades y requisitos para asegurar la validez y eficacia de los documentos privados en el entorno empresarial y legal.